Caso Ópticas Visual: cómo tomaron control de 2 sucursales sin estar físicamente ahí

Ópticas Visual opera 2 sucursales en Oaxaca con más de 30 años de trayectoria. En 2024, su director Yair Hernández tenía un problema común en ópticas multisucursal: operaba a ciegas. Para saber cuánto se había vendido, tenía que llamar. Para saber qué había en inventario, tenía que ir. Para saber si los empleados habían llegado, tenía que preguntar.

Este es el relato de cómo esa operación pasó de libretas físicas y Excel a control centralizado en tiempo real — sin sumar un solo empleado administrativo.

El punto de partida: operar a ciegas

Antes de Nimrud, Ópticas Visual dependía de:

• Excel para inventario — actualizado a mano al final del día (cuando se acordaban)
• Libretas físicas para recetas, fichas de paciente, órdenes de laboratorio
• Reportes de WhatsApp de cada sucursal para saber ventas del día
• Llamadas para confirmar si alguien llegó a abrir la tienda

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Tenía que estar ahí físicamente para saber qué pasaba. Si no iba, no sabía si habían vendido, si habían marcado asistencia, ni cuánto había en caja.

Los 3 problemas más caros

1. Recetas mal copiadas: cuando la receta del doctor pasaba del consultorio al vendedor, se transcribía a mano. Un par de errores al mes implicaban lentes mal graduados, re-trabajo y pérdida económica.
2. Inventario sin control real: armazones “desaparecían” entre sucursales. Transferencias sin seguimiento. No cuadraba el conteo físico contra el registro.
3. Asistencia no verificable: los empleados marcaban entrada en un Excel. Era imposible saber si realmente estaban en la tienda.

Qué implementaron con Nimrud

1. Receta digital del consultorio al POS

La graduación la captura el oftalmólogo una sola vez. Cuando el paciente va al mostrador, la receta ya está cargada en el punto de venta. El vendedor no transcribe nada.

2. Inventario en tiempo real por sucursal

Cada entrada, salida, transferencia, ajuste y devolución queda registrada automáticamente. Yair ve desde su celular qué hay en cada sucursal sin llamar a nadie.

3. Asistencia con GPS + reconocimiento facial

Los empleados marcan entrada desde su celular. El sistema valida:

• Ubicación GPS: que realmente estén en la sucursal
• Reconocimiento facial: que sea la persona correcta

No hay forma de marcar asistencia por otro empleado.

4. Dashboard consolidado

Yair ve en una sola pantalla:

• Ventas del día por sucursal
• Meta mensual y avance
• Alertas de inventario bajo
• Órdenes de laboratorio pendientes
• Citas agendadas para la semana

Lo que cambió en números

Checklist: ¿tu óptica está operando a ciegas?

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